Penalizaciones por incumplimiento de plazos, ¿Son aconsejables?

Es muy habitual exigir al proveedor que se va a contratar una indemnización por no cumplir los plazos de entrega prometidos. Esta indemnización consiste en restar una cantidad de dinero al pago del proyecto por cada día de retraso.

Normalmente se exige esta penalización para compensar al cliente por aquellos daños y perjucios sufridos como consecuencia de no disponer del producto contratado en la fecha pactada como por ejemplo contratación de empleados, gastos de alojamiento web, costes de las pasarelas de pago, coste de oportunidad, deterioro de imagen tras haber anunciado la salida del producto a tus clientes, etc.

Sin embargo, no se tiene en cuenta que el proveedor también sufre unos gastos no previstos al tener que pagar a sus empleados un tiempo extra. Esto, sumado a que además cobrará menos por el trabajo realizado deja en muy mala posición al proveedor que no tendrá más remedio que buscar formas de compensar sus pérdidas, por ejemplo, reduciendo la calidad del producto entregado.

En mi modesta opinión, estas son algunas de las consecuencias que tendremos que pelear para evitarlas y que pueden agravarse en el tiempo cuando existen este tipo de penalizaciones:

  • Tensiones en el trabajo: El proveedor necesitará negociar las funcionalidades pendientes de desarrollar. Se crearán tensiones fruto de numerosos correos, llamadas de teléfono, reuniones, etc, para acotar el alcance del proyecto.
  • Trabajo de menos calidad: La presión se traslada al equipo de desarrollo en todos los aspectos creando una tensión inevitable que desmotivará a todos. Los técnicos estarán presionados y realizarán más horas no remuneradas, incluso fuera de horario laboral. ¡Cuántos sábados habré visto a compañeros trabajar! Serán los propios técnicos los que desarrollarán lo más rápido posible reduciendo la calidad.
  • Decisiones precipitadas: El director de proyectos elegirá las opciones más rápidas en desarrollar frente a las de más calidad. Pensar por un momento en conversaciones de este tipo.

    <Técnico> Necesitaremos dos días para solucionar esta incidencia.
    <Director de proyecto> ¡No tenemos tanto tiempo! ¿qué otras alternativas tenemos?.

    Las alternativas siempre serán parches nada aconsejables para la calidad del producto.

  • Desmotivación: Pese a todo, lo más importante es la desmotivación del equipo y cómo repercute en el desarrollo pendiente. El equipo empezó el proyecto con mucha ilusion ya que un nuevo proyecto siempre es recibido con mucha alegría por todos, sin embargo, ahora todos los miembros del equipo ven peligrar su propio puesto de trabajo. Los errores que puedan retrasar un poco más el trabajo no serán bien vistos y el estrés recaerá en todos.

Para el cliente es muy difícil evitar estas consecuencias porque no puede ser consciente de ellas. ¿Es este el equipo que deseabas para desarrollar tu proyecto?

El proveedor debe notificar al cliente con tiempo del retraso para poder tomar las medidas oportunas y atenuar los gastos ocasionados. El cliente debe dejarles trabajar pero no descuidar jamás, en ningún momento, el seguimiento del proyecto.

Es importante que el cliente revise que el proveedor está dedicando el tiempo necesario. Es decir, si la causa del retraso es debida a que el proveedor ha estado dedicando esfuerzos a otros proyectos entonces el retraso no es aceptable. Por este motivo conviene revisar con mucho detalle el avance del proyecto y estimar la dedicación que está empleando el proveedor.

Consejos para el cliente:

  • Exige por contrato una cláusula de este tipo, pero no la apliques a una fecha de entrega si no a una dedicación adecuada.
  • Nunca pensar que podemos ahorrar dinero si el proveedor se retrasa. Puede que paguemos menos dinero por el proyecto pero a un precio muy alto.
  • Jamás descuides el seguimiento del trabajo del proveedor.

Consejos para el proveedor:

  • Realizar propuestas y valoraciones lo más concretas posibles. Dedicar un par de días más en realizar una propuesta más elaborada y acotada ahorrará hasta 10 veces más de tiempo en el desarrollo.
  • No prometer nunca nada que se tenga dudas en poder cumplir.
  • No regalar trabajo al cliente si puede afectar a la fecha de entrega. Con la noble intención de agradar al cliente y no perderlo tras la finalización del proyecto se le pueden conceder demasiados favores al principio que pueden costar un disgusto al final del proyecto.
  • Mantener siempre informado al cliente. Para mí, particularmente, esta es una regla de oro a aplicar siempre aunque el cliente no nos lo exija.

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